¿Qué responsabilidad tiene el administrador de fincas en el cumplimiento de la Protección de Datos?

El administrador de fincas tiene el papel de “encargado del tratamiento” de los datos de una comunidad de vecinos, siempre que los use con una finalidad acordada. Esto debe constar en un contrato, tal y como indica el Artículo 12 de la Ley Oficial de Protección de Datos:

1. No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento.

2. La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.

3. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

4. En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

Por tanto, el administrador de fincas deberá regular el servicio mediante contrato, tendrá deber de custodia y conservación de los datos, detallará e implantará las medidas técnicas y organizativas para asegurar el cumplimiento de la LOPD y evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de los datos de la comunidad de vecinos. También tendrá el deber de confidencialidad y secreto, establecerá la prohibición de ceder o comunicar los datos a terceros, y deberá destruir o devolver los datos una vez concluida la prestación del servicio, así como bloquear aquellos que hayan sido necesarios a efectos fiscales durante el plazo legal determinado.

La comunidad de propietarios es la “responsable de los ficheros”, creados para la adecuada gestión y funcionamiento de un inmueble, y tiene que cumplir una serie obligaciones, tales como inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos y disponer de un Documento de Seguridad, con las medidas técnicas y organizativas que se aplican para garantizar la integridad y buen uso de los datos personales facilitados.

En AFI Administradores de Fincas e Inmuebles ofrecemos un sistema innovador de asesoramiento integral con el objetivo de trasladar a nuestros clientes la tranquilidad y confianza necesarias para la gestión de su comunidad. Estamos comprobando todas nuestras Comunidades para informar puntualmente de su situación en materia de Protección de Datos. No dude en contactar con nosotros y solicitar presupuesto sin compromiso.